Tenue des dossiers des psychologues au Royaume-Uni (HCPC)

La tenue des dossiers des psychologues au Royaume-Uni consiste à tenir, pour chaque personne évaluée ou suivie, un dossier complet, clair et exact, rédigé sans tarder, protégé contre la perte et les accès indus, et géré selon le droit des données jusqu'à une date de destruction que vous pouvez justifier. L'obligation vient du Health and Care Professions Council (HCPC) et s'applique au NHS, en clinique privée comme en libéral.

Qui est concerné

Neuf titres exigent l'inscription au HCPC : practitioner psychologist, registered psychologist, et les psychologues clinical, counselling, educational, forensic, health, occupational, sport and exercise. « The job title 'psychologist', is not, by itself, protected by law » (HCPC, janvier 2023). La BPS publie des recommandations utiles, mais ce sont les normes HCPC qu'applique une procédure disciplinaire (fitness to practise). Les counsellors et psychothérapeutes trouveront nos pages fondées sur la BACP plus adaptées, à commencer par la durée de conservation des notes de counselling (en anglais).

Ce que disent les normes HCPC, mot à mot

Standards of conduct, performance and ethics (en vigueur au 1er septembre 2024)

Norme 10, « Keep records of your work », des Standards of conduct, performance and ethics du HCPC :

• 10.1 « You must keep full, clear and accurate records for everyone you care for, treat or provide other services to. »
• 10.2 « You must complete all records promptly and as soon as possible after providing care, treatment or other services. »
• 10.3 « You must keep records secure by protecting them from loss, damage or inappropriate access. »

Standards of proficiency des practitioner psychologists (en vigueur au 1er septembre 2023)

Les normes propres à la profession demandent de :

• 9.1 « keep full, clear and accurate records in accordance with applicable legislation, protocols and guidelines »
• 9.2 « manage records and all other information in accordance with applicable legislation, protocols and guidelines »
• 9.3 « use digital record keeping tools, where required »

Le HCPC range la 9.3 parmi les changements liés au numérique de la révision de 2023. Deux autres normes façonnent le dossier : la 4.3 demande de « record the decisions and reasoning appropriately », la 13.5 de « undertake and record a thorough, sensitive and detailed assessment ».

Ce que demande la norme, ce que vous faites concrètement

• 10.1 Complet, clair, exact | Concrètement : adressage, consentement, évaluation, formulation, plan, une note datée par contact (annulations et appels compris), résultats de tests, courriers, synthèse de fin.
• 10.2 Rapidement | Concrètement : fixez un délai dans votre politique, par exemple le jour ouvré même. Datez tout ajout tardif et signalez-le.
• 10.3 En sécurité | Concrètement : système chiffré avec identifiants individuels, rangement fermé pour le papier et les feuilles de passation, sauvegarde testée, exécuteur clinique désigné.
• 4.3 et 13.5 Raisonnement et évaluation | Concrètement : une ou deux lignes sur le choix d'un test, un changement d'approche ou la fin du suivi, et les données qui fondent chaque conclusion, pas seulement le rapport.
• 9.2 Gérer selon la loi | Concrètement : notice d'information, base légale et condition pour les données de santé, calendrier de conservation, procédure pour les demandes d'accès. Notre liste UK GDPR (en anglais) détaille chaque point.
• 9.3 Outils numériques | Concrètement : utilisez le dossier électronique de l'employeur plutôt que des carnets personnels ; en libéral, choisissez un outil que vous pouvez justifier sur la sécurité et le lieu d'hébergement.

Ce qui est propre aux psychologues

Matériel de test et résultats

Le dossier d'un psychologue contient des résultats de tests, données personnelles du patient, à côté d'un matériel que les éditeurs protègent. Le Code of Good Practice for Psychological Testing de la BPS demande de « Store test materials securely and ensure that no unqualified or unauthorised person has access to them » et de « Ensure test results are stored securely, are not accessible to unauthorised or unqualified persons ».

Nous conseillons de les séparer. Le dossier contient scores, feuilles de passation remplies et interprétation. Feuilles vierges, manuels et cahiers de stimuli restent dans un rangement séparé fermé. Quand un patient demande son dossier, la feuille de passation est une donnée personnelle : transmettez scores et réponses sous une forme qui ne recopie pas les items. La BPS a publié en 2019 une prise de position après une hausse des demandes de données brutes ; lisez-la avant votre première demande contestée.

Rapports pour des tiers

Pour un rapport commandé par un avocat, un tribunal, un assureur, un employeur ou une école, notez avant de commencer qui le commande, qui le reçoit, ce que le patient a accepté et qui garde le dossier de travail. Cela décide qui répond à une demande d'accès et qui fixe la durée de conservation. Pour la structure, voyez nos modèles de documents cliniques et notre modèle de compte rendu de bilan psychologique.

Notes personnelles et CPD

Des réflexions qui identifient un patient restent des données personnelles (voir process notes versus records, en anglais). L'audit HCPC que la plupart des inscrits rencontrent est celui de la formation continue (CPD) : « At the start of each renewal we randomly select 2.5 per cent of each profession and ask them to submit their CPD profile. » Retirez tout élément identifiant des cas cités.

Combien de temps garder le dossier d'un psychologue

Le HCPC ne fixe aucune durée. Sa FAQ sur la tenue des dossiers indique « This will vary according to the context in which you practise » et renvoie aux codes nationaux d'Angleterre, d'Écosse et d'Irlande du Nord. Le Records Management Code of Practice du NHS England prévoit :

• Mental health records including psychology records | 20 ans, ou 10 ans après le décès, « regardless of whether they have capacity or not ».
• Dossiers d'enfants | Jusqu'au 25e anniversaire, ou 26e si le jeune avait 17 ans à la fin du suivi.
• Dossiers d'adultes non couverts ailleurs | 8 ans.

Le code vise les organisations « within, or under contract to, the NHS in England », et « private providers can also use this Code for guidance ». En libéral, le UK GDPR demande de ne pas garder les données plus que nécessaire : votre choix doit être motivé. Nous conseillons 20 ans après le dernier contact, seul repère national qui nomme les dossiers de psychologie, ou le 26e anniversaire si c'est plus tard. Notre guide des durées (en anglais) discute les 6 à 7 ans souvent cités.

Libéral et NHS : ce qui change

• Responsable du traitement | NHS : le trust. | Libéral : en général vous, souvent avec une redevance à payer à l'ICO, l'autorité britannique de protection des données. Associé en clinique : convenez par écrit de qui est responsable et de ce que devient le dossier si vous partez.
• Demandes d'accès | NHS : l'équipe de gouvernance de l'information, qui peut vous consulter. | Libéral : vous, sous un mois.

Demandes d'accès et test du préjudice grave

L'ICO l'écrit : « You must comply with a SAR without undue delay and at the latest within one month of receipt of the request. » Une demande peut être faite « verbally or in writing, including by social media », et « In most cases, you cannot charge a fee to comply with a SAR. » Une demande complexe permet deux mois de plus. Si vous demandez une preuve d'identité, le mois court à partir de sa réception.

Pour les données de santé, le paragraphe 5 de la partie 2 de l'annexe 3 (Schedule 3) du Data Protection Act 2018 permet de retenir une information dans la mesure où l'accès causerait probablement un préjudice grave (serious harm) à la santé physique ou mentale d'une personne. Un responsable du traitement qui est professionnel de santé peut appliquer ce test lui-même. Celui qui ne l'est pas doit avoir l'avis de « the health professional currently or most recently responsible for the diagnosis, care or treatment », obtenu dans les six derniers mois. La section 204(1)(g) compte parmi les professionnels de santé les personnes inscrites dans une profession relevant du Health Professions Order 2001, ce qui inclut les psychologues inscrits au HCPC. En libéral, où vous êtes en général responsable du traitement, vous pouvez donc appliquer le test vous-même. Écrivez ce que vous retenez et pourquoi. Notre page sur les demandes d'accès aux notes de thérapie (en anglais) donne les étapes.

Modèle de politique de tenue des dossiers à copier

Remplacez le texte entre crochets et révisez-la chaque année. Au Royaume-Uni, rédigez-la en anglais ; cette version sert de base.

Politique de tenue et de conservation des dossiers

[Nom], psychologue [clinical / counselling / educational / forensic / health / occupational / sport and exercise] inscrit au HCPC, [numéro d'inscription], [adresse du cabinet]. Version [1.0], adoptée le [date], prochaine révision le [date].

1. Contenu de chaque dossier

• Adressage, contrat, consentement (y compris à tout outil de rédaction des notes).
• Évaluation, formulation, plan, avec les raisons des choix importants.
• Une note datée par contact, annulation et appel important.
• Résultats de tests, feuilles de passation remplies, interprétation.
• Rapports et courriers avec leurs destinataires ; registre des divulgations (date, fondement, contenu, destinataire) ; synthèse de fin.

2. Délais et corrections

• Notes rédigées [le jour ouvré même] ; ajouts tardifs datés et signalés.
• Aucune entrée supprimée ; corrections ajoutées avec date et motif.

3. Sécurité

• Dossiers électroniques dans [système], chiffrés, double facteur, données hébergées en [pays].
• Papier et feuilles de passation sous clé à [adresse] ; matériel vierge dans un rangement séparé fermé.
• Violations de données consignées ; l'ICO informé dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, sauf si la violation ne présente probablement pas de risque pour les personnes.

4. Conservation et destruction

• 20 ans après le dernier contact, ou jusqu'au 26e anniversaire si c'est plus tard, selon la ligne psychologie du code du NHS England.
• Rapports médico-légaux : [durée, sur conseil juridique].
• Revue chaque [janvier] ; broyage à coupe croisée ou effacement sécurisé ; registre des destructions.

5. Accès et divulgation

• Demandes d'accès, orales ou écrites, traitées sous un mois, en général gratuitement.
• Information retenue seulement au titre du test du préjudice grave, avec motifs écrits.
• Items de test jamais recopiés ; résultats transmis sous une forme qui les protège.

6. Si je ne peux plus exercer

• Mon exécuteur clinique, [nom, inscription], contacte les patients en cours et conserve les dossiers jusqu'aux dates ci-dessus.

Un exemple fictif entièrement rempli

Cas fictif. Dr Hannah Reid, counselling psychologist inscrite au HCPC, en libéral à Leeds, suit Jordan (fictif, 31 ans) pendant 14 séances de TCC pour un trouble panique, avec un court dépistage cognitif au premier entretien pour des difficultés de concentration.

• Dossier : courrier du médecin généraliste, contrat, consentement, évaluation et formulation, 14 notes datées, deux annulations, feuille de passation et scores du dépistage, courrier au médecin, synthèse de fin.
• Dernier contact : 9 octobre 2026. Date de destruction : 9 octobre 2046.
• Demande d'accès : Jordan appelle le 2 février 2027. Hannah note la date, vérifie son identité et répond le 19 février avec le dossier, ses scores et son interprétation, en décrivant ses réponses sans recopier les items. Rien n'est retenu.

Liste de vérification

• Chaque dossier contient consentement, évaluation, plan, notes datées, résultats, courriers et synthèse de fin.
• J'écris la raison des décisions importantes.
• Les résultats sont dans le dossier ; le matériel vierge est sous clé ailleurs.
• Pour chaque rapport commandé par un tiers, je sais qui garde le dossier de travail.
• J'ai un calendrier de conservation écrit et une revue annuelle.
• Je sais traiter une demande d'accès orale sous un mois et je connais le test du préjudice grave.
• J'ai désigné un exécuteur clinique, et mon dossier CPD ne nomme aucun patient.

Erreurs fréquentes

• Ne garder que le rapport. Sans scores ni feuilles de passation, vous ne pouvez pas montrer comment vous avez conclu.
• Classer le matériel de test dans le dossier. Il peut se retrouver dans une réponse à une demande d'accès.
• Refuser les données brutes par réflexe. Une feuille avec les réponses du patient est une donnée personnelle ; cherchez comment transmettre l'information.
• Ignorer une demande téléphonique. L'ICO accepte les demandes orales ; le mois court dès l'appel, ou dès réception de la preuve d'identité demandée.

Pourquoi Delta convient à ce cas

Delta est l'assistant clinique des professionnels de santé mentale qui garde la mémoire de chaque patient. Il transcrit ce qui se dit en séance, ou prend votre dictée après, rédige le compte rendu et met à jour le dossier du patient (synthèse du suivi, objectifs suivis) : vos notes sont prêtes rapidement et tout l'historique est au même endroit. Il rédige courriers et bilans dans votre vocabulaire et votre structure, appris de vos bilans existants. Il ne calcule pas les scores des tests.

Pour les psychologues britanniques, les données restent en Europe, en France, sur une infrastructure certifiée pour les données de santé. Les informations identifiantes sont pseudonymisées avant l'IA, aucun fichier audio n'est conservé, les données n'entraînent jamais de modèle et sont chiffrées en transit et au repos. Voir UK client data stored in the EU (en anglais) pour le volet UK GDPR.

Sources

• HCPC, Standards of conduct, performance and ethics (en vigueur au 1er septembre 2024), lu le 5 novembre 2026.
• HCPC, Standards of proficiency: practitioner psychologists (en vigueur au 1er septembre 2023), lu le 5 novembre 2026.
• HCPC, FAQs on record keeping, lu le 5 novembre 2026.
• NHS England, Records Management Code of Practice 2021, calendrier de conservation, lu le 5 novembre 2026.
• ICO, Right of access: health data (mis à jour le 8 décembre 2025), lu le 5 novembre 2026.