Tenue des dossiers des psychothérapeutes et counsellors en Irlande

La tenue des dossiers des counsellors et psychothérapeutes en Irlande consiste à tenir pour chaque client un dossier clair, daté et sécurisé, à le conserver pendant une durée fixée par écrit, et à ne le communiquer qu'aux personnes qui en ont le droit. Tant que le CORU n'a pas ouvert ses registres, les règles viennent des associations professionnelles et du droit irlandais des données.

Où en est la réglementation en novembre 2026

Le ministre de la Santé a confirmé le 27 février 2019 la création du Counsellors and Psychotherapists Registration Board au sein du CORU, l'autorité irlandaise des professions de santé et du social. Ses standards de compétence (Standards of Proficiency) ont été publiés en juillet 2025, et le CORU laisse quatre ans aux formations pour s'y aligner. La FAQ du CORU est nette : « At present, it is not possible to provide a definitive date for the opening of the registers for counsellors and psychotherapists » (CORU, FAQ (b)).

Restent à venir le code de conduite et de déontologie, puis l'ouverture du registre avec une période transitoire de deux ans pour les praticiens installés (grandparenting). Le 4 novembre 2026, la page des codes de conduite du CORU présente onze codes et aucun pour les counsellors ou psychothérapeutes. Aucune règle CORU sur les dossiers ne s'impose donc encore à vous.

Le standard 5.38 des Standards of Proficiency for Counsellors attend que le praticien sache « write concise, accurate and relevant notes and records which articulate and justify professional decisions made » (des notes concises, exactes et pertinentes qui justifient ses décisions). Le standard 5.36 des Standards of Proficiency for Psychotherapists reprend presque les mêmes mots, en ajoutant les « professional formulations » à ce que les notes doivent justifier. Si vos notes y répondent déjà, rien ne changera pour vous à l'ouverture des registres.

Ce que disent les textes officiels

Les lignes directrices de l'IACP

Les IACP Record Keeping and Retention Guidelines (V2.1) sont le texte irlandais le plus précis. Sur la durée : « IACP recommends that, in the absence of a superseding requirement, Counsellors/Therapists retain records for a period of 7 years after the last date of service delivery. » Pour les mineurs : « Records for children and young people should be retained until the client is 25 (or 26 if they are 17 when therapy sessions end) or 8 years after their death, if sooner. » Et en cas d'enquête ou de litige probable, les dossiers sont conservés comme pièces. L'IACP ajoute que certains assureurs exigent plus.

Ses principes pour chaque dossier :

• Le moment. « Records should be contemporaneous and record any decisions made » et doivent être signés et datés au moment de la rédaction.
• La sécurité. Les dossiers informatiques sont protégés par mot de passe ; le papier à détruire doit être passé au broyeur.
• Les tiers. « Obtain clear written permission from your client to release any appropriate information » : obtenir l'accord écrit et clair du client avant toute transmission.

L'IACP demande aussi une politique écrite de tenue des dossiers et conseille d'inscrire la durée de conservation dans le contrat.

Le code de l'IAHIP

Le code IAHIP pour les psychothérapeutes (Bye Law 6A, en vigueur depuis le 1er août 2025) confie au psychothérapeute « the secure transit, storage, retrieval and disposal of records both written and electronic » et précise qu'il « must comply with all statutory requirements including GDPR » (5.6). Le code ne fixe aucune durée.

RGPD et Data Protection Act 2018

Les notes de séance sont des données concernant la santé, catégorie particulière de l'article 9 du RGPD. En Irlande, la section 52 du Data Protection Act 2018 permet de les traiter pour « the provision of medical care, treatment or social care » lorsque le traitement est fait par un professionnel de santé ou par « a person who in the circumstances owes a duty of confidentiality to the data subject that is equivalent to that which would exist if that person were a health practitioner ». Tant que les registres CORU sont fermés, nous conseillons de citer l'article 9(2)(h) et la section 52 dans votre notice d'information, en vous appuyant sur le devoir de confidentialité de votre code.

Le droit d'accès du client

La Data Protection Commission (DPC) indique que le responsable du traitement répond « within one month of receipt of the request », délai prolongeable de deux mois pour une demande complexe, à condition d'en informer le client avant la fin du premier mois (DPC). Pour les dossiers de santé, la DPC précise que l'accès porte sur tout ce qui, dans le dossier papier ou informatique, se rapporte à la personne.

L'Irlande prévoit une exception propre. Le règlement S.I. No. 121 of 2022 (Access Modification, Health) permet de restreindre l'accès seulement « to the extent that is necessary and proportionate », lorsque l'accès « would be likely to cause serious harm to the physical or mental health of the data subject ». Vous pouvez d'abord consulter un professionnel de santé qualifié, en lui transmettant les données « in pseudonymised form » (règlement 8). Si vous retenez des données, vous devez dire au client que, s'il le demande, un tel professionnel pourra y accéder (règlement 9).

Children First Act 2015

L'annexe 2 du Children First Act 2015 désigne comme personne tenue de signaler (mandated person) le « psychotherapist or a person providing counselling who is registered with one of the voluntary professional bodies ». Tusla explique que ces personnes signalent les inquiétudes atteignant un seuil défini et doivent aussi aider Tusla, sur demande, dans son évaluation. Pour vos dossiers : annoncez dans le contrat les limites légales de la confidentialité, et gardez une note datée de tout signalement et de ce qui a été transmis.

Quoi garder, combien de temps, qui peut y accéder

La politique Record Retention Periods du HSE (2013) donne un repère public, plus long.

• Dossier d'un adulte (contrat, consentement, évaluation, notes de séance, courriers, synthèse de fin) | Durée : 7 ans après la dernière séance (IACP). Dossiers de psychologie au HSE : 20 ans après la dernière inscription ou 8 ans après le décès | Accès : vous, le client (demande d'accès), un tiers seulement avec accord écrit ou obligation légale.
• Enfant ou jeune | Durée : jusqu'à 25 ans, ou 26 ans s'il avait 17 ans à la fin du suivi (IACP ; même règle au HSE) | Accès : le jeune ; parents ou tuteurs selon la loi ; Tusla sur demande (Children First).
• Client décédé | Durée : pour un mineur, 8 ans après le décès si cette date arrive plus tôt (IACP) | Accès : la confidentialité continue après le décès (IAHIP 8.2).
• Plainte, enquête ou litige probable | Durée : jusqu'à la clôture complète, quelle que soit la date prévue | Accès : tribunal ou instance saisie, dans les limites de la loi.
• Notes de processus et notes personnelles | Durée : aucune règle irlandaise ; nous conseillons la même durée que le dossier, ou de ne pas les garder | Accès : si elles identifient le client, elles entrent dans une demande d'accès.
• Notes de supervision | Durée : selon la politique du superviseur | Accès : client non identifiable, comme le conseille le code IAHIP (6.2 et 10.4).

Modèle de politique de tenue des dossiers à copier

Remplacez les passages entre crochets et remettez-la au client avec le contrat (en anglais en Irlande).

Politique de tenue et de conservation des dossiers de [Nom], counsellor/psychothérapeute accrédité(e) [IACP / IAHIP], [adresse du cabinet]. Version [1.0], adoptée le [date], prochaine revue le [date + 12 mois].

1. Ce que je conserve.

• Coordonnées, médecin traitant et personne à prévenir.
• Contrat, consentements signés, évaluation initiale et objectifs.
• Une note courte par séance, rédigée sous 24 heures, signée ou validée et datée.
• Courriers, rapports, toute communication à un tiers avec sa base légale, et une synthèse de fin.

2. Ce que je ne conserve pas. Je ne garde pas de notes de processus séparées une fois la note de séance rédigée. Je ne stocke aucune information client sur une messagerie ou une adresse e-mail personnelles. En supervision, je ne nomme jamais le client.

3. Base légale. Je traite des données de santé sur le fondement de l'article 9(2)(h) du RGPD et de la section 52 du Data Protection Act 2018, en tant que personne tenue au secret par le code de déontologie [IACP / IAHIP].

4. Stockage et sécurité. Les dossiers électroniques sont dans [nom de l'outil], chiffrés, avec double authentification, hébergés dans l'Union européenne. Le papier est dans une armoire fermée à clé à [adresse]. Mes appareils sont chiffrés.

5. Durées. Adultes : 7 ans après la dernière séance. Moins de 18 ans : jusqu'à leurs 25 ans, ou 26 ans s'ils avaient 17 ans à la fin du suivi. Dossiers liés à une plainte ou une procédure : jusqu'à leur clôture. J'ai vérifié mon contrat d'assurance le [date] ; il exige [aucune durée plus longue / X ans].

6. Destruction. Chaque [janvier], je revois les dossiers arrivés à échéance. Le papier passe au broyeur ; les fichiers sont supprimés, sauvegardes comprises. Un registre garde seulement la référence client, la date et la méthode.

7. Accès du client. Je réponds à toute demande sous un mois, gratuitement. Je ne restreins l'accès que dans les limites du S.I. No. 121 of 2022.

8. Communication à des tiers. Uniquement avec l'accord écrit du client, après lui avoir montré le contenu, ou lorsque la loi l'impose (Children First Act 2015, décision de justice).

9. Violation de données. En cas de perte ou d'exposition d'un dossier, je notifie la Data Protection Commission dans le délai prévu par le RGPD lorsque c'est requis.

10. Incapacité ou décès. [Nom du confrère], [accréditation], détient une liste scellée des clients en cours, les prévient et applique cette politique.

Exemple fictif complet

Cas fictif. Aoife, counsellor accréditée IACP à Galway, a reçu Conor (fictif, né le 3 mars 2009) pendant 14 séances. La dernière a eu lieu le 20 mai 2026 ; Conor avait 17 ans.

• Date de fin de conservation : 26e anniversaire de Conor, le 3 mars 2035 (règle IACP pour un client de 17 ans en fin de suivi). Inscrite dans son index à la clôture.
• Synthèse de fin : « 20/05/2026. 14 séances. Motif : stress des examens et humeur basse après un deuil familial. Objectifs revus : sommeil régulier retrouvé, reprise du football au lycée. Fin décidée ensemble. Conor sait qu'il peut revenir. Signé A. »
• Demande d'accès : le 2 octobre 2026, Conor demande ses notes par e-mail. Aoife vérifie son identité et lui envoie une copie complète le 15 octobre, dans le délai d'un mois.

Liste de vérification

• J'ai une politique de tenue des dossiers écrite et datée.
• Mon contrat indique les durées de conservation, les limites de la confidentialité et le sort des dossiers si je décède ou cesse d'exercer.
• Ma notice d'information cite l'article 9(2)(h) du RGPD et la section 52 du Data Protection Act 2018.
• Mes appareils sont chiffrés ; chaque outil a un contrat de sous-traitance et je sais où il héberge les données.
• Je sais répondre à une demande d'accès sous un mois et je sais quand le S.I. No. 121 of 2022 s'applique.
• Je sais si je suis une mandated person au sens du Children First Act 2015.

Erreurs fréquentes

• Retenir un dossier entier. Le S.I. No. 121 of 2022 n'autorise une restriction qu'en cas de risque de préjudice grave, pour la seule partie concernée et seulement pour la durée nécessaire à la protection de sa santé (règlement 4).
• Adopter un outil cloud ou d'IA sans vérifier. Sachez où sont hébergées les données et si elles servent à entraîner un modèle. Notre page sur l'assistant IA et le RGPD en Europe et notre guide d'AIPD détaillent les questions à poser.

Pourquoi Delta convient à la tenue des dossiers en Irlande

Delta est l'assistant clinique des professionnels de santé mentale qui garde la mémoire de chaque client. Il transcrit ce qui se dit pendant la séance, ou prend votre dictée après, rédige un résumé court et un résumé détaillé selon votre approche, et met à jour le dossier (synthèse du suivi, objectifs suivis). Vos notes sont datées, rédigées sur le moment et réunies au même endroit, comme le demande l'IACP. Les données restent en Europe, en France, sur une infrastructure certifiée pour les données de santé ; nom et informations identifiantes sont pseudonymisés avant l'IA ; aucun audio n'est conservé ; aucune donnée n'entraîne un modèle. Formule Gratuit (10 séances par mois) et essai de 14 jours sans carte bancaire. Voyez aussi nos modèles de documents cliniques.

Sources

• IACP, Record Keeping and Retention Guidelines, V2.1 (non daté, lu le 4 novembre 2026).
• CORU, Counsellors and Psychotherapists Registration Board, FAQ (b) (lu le 4 novembre 2026).
• Data Protection Act 2018, section 52 et S.I. No. 121 of 2022 (Irish Statute Book).
• Data Protection Commission, délai de réponse aux demandes d’accès.
• HSE, Record Retention Periods, Health Service Policy (2013).