Logiciel pour psychologue en Belgique : ce qu'il doit faire

Un logiciel pour psychologue en Belgique est l'outil qui tient le dossier patient exigé par la loi, produit vos écrits cliniques et protège ces données de santé selon le RGPD. Si vous êtes psychologue clinicien conventionné en première ligne, il doit aussi vous laisser noter au dossier ce que la convention INAMI demande, même si l'attestation des séances se fait dans une autre application.

Avant de choisir : votre cadre d'exercice

Vos besoins dépendent d'abord de votre statut. Selon le SPF Santé publique, tout psychologue clinicien doit disposer depuis le 1er janvier 2020 d'un agrément délivré par sa Communauté, et c'est le visa, une autorisation délivrée par le SPF, qui permet d'exercer. Vous êtes alors un professionnel des soins de santé, soumis à la loi qualité et à la loi relative aux droits du patient.

Le numéro INAMI, lui, ne sert que si vous travaillez dans le cadre de la convention. L'INAMI précise qu'il est attribué quand vous vous engagez auprès d'un ou plusieurs réseaux de santé mentale, et qu'il n'est pas nécessaire pour le travail en dehors de cette convention. En privé seul, votre logiciel n'a donc rien à gérer côté INAMI.

Ce que la loi demande, et ce que le logiciel doit permettre

La Commission des Psychologues résume les règles du dossier sur sa page Le dossier patient. Nous en tirons la grille suivante. La colonne de gauche vient des textes, celle de droite est notre conseil pour le choix d'un outil.

• Dossier tenu et sûr : « Les patients ont un droit indéniable à un dossier patient soigneusement tenu et conservé en toute sécurité » (loi du 22 août 2002, art. 9 §1). Le logiciel : accès protégé par mot de passe fort et double authentification, chiffrement, sauvegardes, verrouillage après inactivité.
• Contenu minimal : la loi qualité (art. 33) liste les informations à mentionner « le cas échéant et dans les limites de sa compétence ». Le logiciel : une fiche patient et des notes de séance assez souples pour couvrir les rubriques qui vous concernent, sans vous forcer à remplir des champs médicaux inutiles. Le détail des rubriques est dans notre article sur le dossier patient du psychologue en Belgique.
• Forme électronique : l'art. 34 de la loi qualité prévoit un dossier électronique, mais selon la Commission aucun arrêté royal n'a encore été pris. Le papier reste donc permis. Le logiciel : si vous passez au numérique, choisissez un outil qui exporte, pour suivre sans peine le futur arrêté.
• Conservation longue : au minimum 30 ans et au maximum 50 ans après le dernier contact (art. 35). En cas d'arrêt définitif, la Commission prévoit le transfert du dossier à un collègue avec le consentement du patient. Le logiciel : un export complet, lisible sans l'outil (PDF ou texte), par patient et pour tout le cabinet, y compris après la fin de l'abonnement.
• Accès et copie : le patient peut consulter son dossier et en obtenir une copie, avec une réponse dans les 15 jours ; les données relatives à des tiers sont exclues (art. 9 §2 et §3). Le logiciel : sortir en quelques minutes le dossier d'un seul patient, et repérer les passages qui concernent un tiers.
• Notes personnelles : depuis le 4 mars 2024, la Commission indique que toutes les notes personnelles font partie du dossier accessible au patient. Le logiciel : méfiez-vous d'un onglet « notes privées » présenté comme invisible pour le patient. Juridiquement, ces notes restent dans le dossier.
• Sous-traitance : l'Autorité de protection des données rappelle que la sous-traitance doit être formalisée par un contrat comportant des mentions obligatoires (art. 28.3 RGPD) et que le sous-traitant ne peut faire appel à un autre sous-traitant sans votre autorisation écrite préalable. Le logiciel : un contrat de sous-traitance signé ou accepté, avec la liste de ses propres sous-traitants (hébergeur, SMS, e-mail, IA).

Pour le registre des traitements, la notification des violations ou la question du DPO, voir notre guide RGPD en Belgique pour psychologues et thérapeutes.

Ce que la convention de première ligne change pour votre administratif

Si vous travaillez avec un réseau de santé mentale, le modèle de convention entre le réseau et le psychologue publié par l'INAMI ajoute des obligations précises. Celles qui touchent vos outils :

• Un dossier par bénéficiaire : le psychologue « tient un dossier patient individuel pour chaque bénéficiaire », conforme à la loi relative aux droits du patient (art. 11, 8°).
• Le bilan fonctionnel : la fonction de traitement psychologique des problèmes légers à modérés « n'est remboursable que sur la base d'un bilan fonctionnel » (art. 7, 1°), établi de préférence pendant ou après la première séance (art. 5 §3). « Le bilan fonctionnel appartient au patient » (art. 7).
• Ce qui s'écrit au dossier : si le patient s'oppose à ce que le médecin traitant complète le bilan, le psychologue « ajoute le refus écrit au dossier du patient » (art. 7, 2°). S'il n'a pas de médecin traitant, le psychologue « le note dans le dossier du patient » et l'oriente vers un généraliste (art. 7, 3°).
• Le lien avec le médecin : la convention dit qu'il « devrait y avoir une communication avec le médecin titulaire du DMG », sous réserve du consentement du patient (art. 9, 4°).
• L'attestation : le psychologue « atteste, via l'application web sécurisée, les prestations/missions effectuées », avec les pseudocodes de l'annexe 1 (art. 11, 9°). Cette application est mise à disposition par les organismes assureurs via l'ASBL IM (art. 13).
• Le délai : l'attestation se fait au plus tard le 5e jour du troisième mois suivant le mois de la prestation ; passé ce délai, la séance ne peut plus être facturée (art. 13).
• Les preuves et la comptabilité : les pièces justificatives se conservent dans vos dossiers, et les honoraires apparaissent sous une rubrique distincte de votre comptabilité (art. 13).

Conséquence pratique : votre outil clinique doit accueillir le bilan fonctionnel, le consentement ou le refus écrit, la mention de l'absence de médecin traitant et le courrier au médecin. L'attestation, elle, passe par l'application web de l'ASBL IM. Certains logiciels de gestion ajoutent un compteur de séances par convention, mais vérifiez ce qu'ils font réellement. La page INAMI sur la première ligne indique une convention en vigueur depuis le 1er avril 2024, et le modèle de convention court jusqu'au 31 décembre 2026 : demandez à votre réseau la version applicable en 2027.

Qui fait quoi : répartir les tâches entre vos outils

Voici une répartition réaliste.

• Dossier et notes de séance : outil clinique ou logiciel de gestion avec module dossier. Delta : oui.
• Écrits (bilan fonctionnel, courrier au médecin, attestation de suivi, bilan) : outil clinique ou traitement de texte. Delta : oui, rédigés dans votre vocabulaire.
• Agenda, réservation en ligne, rappels SMS : outil d'agenda. Delta : non.
• Factures et reçus des séances privées : logiciel de gestion ou de comptabilité. Delta : non.
• Attestation des séances conventionnées : application web de l'ASBL IM, éventuellement aidée d'un logiciel de gestion. Delta : non.
• Comptabilité, rubrique distincte des honoraires : comptable ou logiciel comptable. Delta : non.

Deux exemples d'outils utilisés en Belgique. Selon son site, easyPsy vise les psychologues conventionnés INAMI : agenda, notes de séance, compteur de séances par réseau, suggestion des pseudocodes, factures et attestations pour les mutuelles pré-remplies ; dossiers stockés dans l'Union européenne (Irlande), quelques services comme les SMS et les e-mails passant par des prestataires hors UE, rôle de sous-traitant au sens de l'article 28 et export gratuit, y compris après résiliation. Prix affichés : formule Découverte à 0 €, Silver à 19,99 € TTC par mois, Gold à 29,99 € TTC par mois. Selon son site, CareConnect Essential de Corilus propose un dossier patient partageable avec d'autres soignants, une connexion eHealth (MyCareNet, Vitalink), un lien optionnel avec l'agenda Helena Pro Calendar et une facturation électronique en option (14,19 € par mois), pour 50,20 € par mois TVAC hébergement compris ; la page indique que les données sont « dans le Cloud », sans préciser le pays. Ce sont deux forces réelles du côté gestion. Un outil clinique comme Delta se place à côté, pour les notes et les écrits.

Exemple fictif : l'équipement de Camille, psychologue conventionnée

Exemple fictif. Camille est psychologue clinicienne indépendante à Namur. Elle a son agrément et son visa, travaille deux jours par semaine avec le réseau adultes et le reste du temps en privé.

• Agenda : un agenda en ligne avec rappels, sans aucune note clinique dedans.
• Attestation : chaque vendredi, elle atteste ses séances conventionnées dans l'application web de l'ASBL IM. Le premier jour ouvrable du mois, elle vérifie qu'aucune séance de l'avant-dernier mois n'est restée en attente.
• Factures privées : un logiciel de facturation relié à sa comptable, avec les honoraires de la convention dans une rubrique à part.
• Dossier et écrits : un outil clinique hébergé en Europe, avec contrat de sous-traitance signé et export testé à l'achat.

Ce qu'elle écrit au dossier de Julien, 34 ans (exemple fictif), après la première séance :

• Demande : difficultés de sommeil et irritabilité depuis une réorganisation au travail.
• Bilan fonctionnel : établi en séance 1 ; objectifs retenus avec Julien : reprendre un rythme de sommeil stable, pouvoir parler de sa charge à sa responsable.
• Médecin traitant : Julien n'en a pas. Mention portée au dossier, orientation vers un généraliste proposée.
• Consentement : Julien accepte qu'un courrier soit envoyé au futur médecin du DMG ; accord écrit joint au dossier.
• Prochaine séance : faire le point sur l'agenda de sommeil.

Camille écrit en sachant que Julien peut lire. Elle part de trames, comme nos modèles de documents cliniques.

Les 12 questions à poser à l'éditeur

• Où sont hébergées les données, chez quel hébergeur, et avec quelle certification pour les données de santé ?
• Pouvez-vous me montrer un export réel avant que je m'engage ?
• Me fournissez-vous un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD ?
• Quels sont vos propres sous-traitants (SMS, e-mail, IA) et où traitent-ils les données ?
• Les données sont-elles chiffrées en transit et au repos ? La double authentification existe-t-elle ?
• Puis-je exporter tout le cabinet, et le dossier d'un seul patient, dans un format lisible sans votre outil ?
• Que deviennent mes données si j'arrête l'abonnement, ou si vous cessez votre activité, sachant que je dois les garder 30 à 50 ans ?
• Si l'outil utilise une IA : les données servent-elles à entraîner un modèle ? Le son est-il conservé ?
• Les notes « privées » sont-elles séparées du dossier ? Si oui, comment les remettre au patient qui demande une copie ?
• Puis-je joindre un document signé (consentement, refus écrit) au dossier ?
• Pour la convention : que fait exactement l'outil (compteur, pseudocodes, lien avec l'application de l'ASBL IM), et que dois-je encore faire moi-même ?
• Quel est le prix total, TVA, options et SMS compris, et y a-t-il un engagement ?

Erreurs fréquentes

• Mettre des notes cliniques dans l'agenda : le motif de consultation finit dans un outil qui n'est pas prévu pour des données de santé.
• Croire que les notes « privées » échappent au patient : elles ont toujours fait partie du dossier, et depuis mars 2024 le patient peut les consulter.
• Ne jamais tester l'export : un dossier à garder 30 ans ne peut pas dépendre d'un seul éditeur.
• Choisir sans contrat de sous-traitance : vous restez responsable du traitement, et c'est à vous de l'exiger.

Pourquoi Delta est fait pour ce cas

Delta est l'assistant clinique des professionnels de santé mentale, plus qu'un scribe : il garde la mémoire de chaque patient et rédige vos comptes rendus, courriers, attestations et bilans, tandis que l'agenda, la facturation et l'attestation restent dans les outils faits pour cela. Pour la Belgique, les données restent en Europe, en France, sur une infrastructure certifiée pour les données de santé.

Concrètement, Delta transcrit ce qui se dit en séance, ou vous lui dictez vos observations après, et vous pouvez ajouter des notes écrites. Il génère le compte rendu de séance selon votre approche, met à jour la synthèse du suivi et rédige courriers, attestations et bilans dans votre vocabulaire. Le nom du patient et les informations identifiantes sont pseudonymisés avant l'IA, aucun fichier audio n'est conservé, et les données ne servent jamais à entraîner un modèle. Delta ne fait ni agenda, ni facturation, ni formulaires INAMI, ni attestation dans l'application de l'ASBL IM.

Pour en savoir plus : Delta pour les psychologues en Belgique, qu'est-ce que Delta et le consentement du patient à la prise de notes par IA en Belgique. Pour une vue plus large des fonctions d'un logiciel de cabinet, lisez notre guide du logiciel pour psychologue. Une formule gratuite existe (10 séances par mois) ; la formule Pro coûte 35 € par mois TTC sans engagement, ou 29 € par mois en annuel.

Sources

• Commission des Psychologues, Le dossier patient (loi du 22 août 2002 art. 9, loi qualité art. 33 à 35), consultée le 3 novembre 2026. Le site Justel n'a pas pu être ouvert : les articles de loi sont cités d'après cette page.
• INAMI, modèle de convention entre le réseau de santé mentale et le psychologue ou orthopédagogue clinicien (en vigueur le 1er avril 2024, valable jusqu'au 31 décembre 2026).
• INAMI, Dispenser des soins psychologiques de première ligne via un réseau de santé mentale.
• SPF Santé publique, Psychologues cliniciens (agrément et visa).
• Autorité de protection des données, Notions de responsable de traitement et sous-traitant (septembre 2018).