Logiciel pour psychologue en Suisse : ce qu'il doit faire (LPD, secret, facturation)

Un logiciel pour psychologue en Suisse est l'ensemble des outils qui tiennent le dossier de vos patients, vos notes de séance, vos rapports et, souvent dans un autre outil, votre agenda et vos factures à l'assurance. Ce qui compte, c'est que chaque obligation qui pèse sur vous (LPD, secret professionnel, droit cantonal de la santé, règles de facturation) trouve une fonction précise dans l'outil.

Avant de choisir : votre cadre d'exercice

Vos besoins dépendent d'abord de la façon dont vous travaillez. Pour exercer la psychothérapie sous votre propre responsabilité professionnelle, la LPsy (art. 22) exige une autorisation du canton où vous exercez. Depuis le 1er juillet 2022, vous pouvez facturer à l'assurance de base (AOS) sur prescription médicale.

• Vous facturez à l'AOS : il vous faut un logiciel de facturation qui suit le tarif de votre canton, gère la prescription et produit des factures électroniques.
• Vous travaillez surtout en privé ou en LCA : une facture claire, éventuellement avec QR, suffit souvent ; l'enjeu principal devient le dossier.

Ce que les textes demandent, et la fonction qui y répond

1. Des données sensibles, donc une sécurité à la hauteur

La LPD classe parmi les données sensibles (art. 5 let. c ch. 2) « les données sur la santé, la sphère intime ou l'origine raciale ou ethnique ». L'art. 8 al. 1 ajoute que le responsable du traitement et le sous-traitant doivent assurer « une sécurité adéquate des données personnelles par rapport au risque encouru ». L'OPDo (art. 3) détaille ce que cela couvre, dont le contrôle de l'accès aux données et la restauration rapide après un incident.

Fonction attendue : chiffrement en transit et au repos, compte personnel par utilisateur, double authentification, verrouillage après inactivité, sauvegardes dont la restauration a été testée.

2. Un éditeur sous contrat de sous-traitance

L'art. 9 al. 1 LPD permet de confier vos données à un sous-traitant « pour autant qu'un contrat ou la loi le prévoie », et si « aucune obligation légale ou contractuelle de garder le secret ne l'interdit ». L'al. 3 précise que le sous-traitant ne peut lui-même sous-traiter « qu'avec l'autorisation préalable du responsable du traitement ».

Fonction attendue : un contrat signé, la liste des sous-traitants de l'éditeur (hébergeur, envoi des SMS et e-mails, fournisseur d'IA) et un engagement à vous prévenir avant d'en ajouter un.

3. Le secret professionnel, y compris face à vos auxiliaires

L'art. 321 CP punit les psychologues « ainsi que leurs auxiliaires » qui révèlent un secret confié en raison de leur profession. La LPsy (art. 27 let. e) fait du respect du secret un devoir professionnel, et le code de déontologie de la FSP (art. 16) demande d'instruire le personnel auxiliaire de son obligation de secret : « Ces instructions doivent être données par écrit. »

Fonction attendue : des droits d'accès par rôle. La secrétaire ou la collègue qui gère l'agenda voit les rendez-vous, pas les notes. Aucun motif de consultation dans l'intitulé d'un rendez-vous ni dans un SMS de rappel.

4. Savoir où sont les données

La LPD n'impose pas d'héberger en Suisse. L'art. 16 permet la communication à l'étranger vers un État dont le Conseil fédéral a constaté le niveau de protection adéquat ; la liste figure à l'annexe 1 de l'OPDo. Notre guide LPD pour psychologues et thérapeutes détaille ce point et les autres cas.

Fonction attendue : le pays de stockage et de traitement est écrit dans le contrat, pour chaque sous-traitant, y compris l'IA.

5. Répondre à une demande d'accès

Selon l'art. 25 LPD, « Toute personne peut demander au responsable du traitement si des données personnelles la concernant sont traitées », et reçoit notamment « les données personnelles traitées en tant que telles ». Le droit cantonal s'ajoute. Pour Vaud, le canton indique que le patient peut consulter son dossier et en obtenir les pièces, en principe gratuitement, mais que les notes personnelles du professionnel et les informations sur des tiers sont exclues (art. 24 LSP).

Fonction attendue : sortir le dossier complet d'un patient en quelques clics, et distinguer clairement ce qui relève du dossier et ce qui relève de vos notes personnelles.

6. Conserver longtemps, puis détruire

La LPD ne fixe pas de durée, mais demande que les données soient « détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires » (art. 6 al. 4). Les cantons fixent la durée. À Genève, l'art. 57 de la loi sur la santé prévoit au moins dix ans après la dernière consultation, et une destruction après vingt ans au plus tard, sauf intérêt prépondérant. Dans le canton de Vaud, le dossier se garde au moins dix ans après la dernière consultation (art. 87 al. 5 LSP). Le code FSP (art. 20) dit aussi : « Les dossiers doivent être conservés pendant dix ans au moins. »

Fonction attendue : un export complet dans un format lisible sans le logiciel (PDF, texte), une solution prévue si vous arrêtez l'abonnement, et la possibilité de supprimer un dossier arrivé à échéance.

7. Être prévenu d'une violation

L'art. 24 al. 3 LPD oblige le sous-traitant à annoncer « dans les meilleurs délais au responsable du traitement tout cas de violation de la sécurité des données ». C'est ensuite à vous d'évaluer s'il faut annoncer au PFPDT.

Fonction attendue : cet engagement écrit dans le contrat, avec un contact joignable.

Facturation en 2026 : TARMED, TARDOC ou autre chose ?

Selon l'OFSP, depuis le 1er janvier 2026, les prestations médicales ambulatoires se facturent avec un système tarifaire global (TARDOC et forfaits) qui remplace TARMED. La psychothérapie pratiquée par des psychologues a son propre tarif. Selon la page de l'assureur CSS destinée aux fournisseurs, lorsque le canton a fixé un tarif provisoire, vous facturez avec ce tarif directement à l'assureur (tiers payant). Une structure tarifaire définitive a été soumise au Conseil fédéral le 18 décembre 2025, avec une entrée en vigueur prévue au 1er janvier 2027, selon la FSP. Nous conseillons de demander à votre éditeur où en est l'approbation de cette structure et comment il suit votre tarif cantonal d'ici là.

La CSS demande qu'une facture AOS qui lui est adressée comporte notamment :

• le tarif, le numéro de position, le nombre, les points tarifaires et la valeur du point ;
• votre numéro RCC, le GLN de la thérapeute responsable et celui de la thérapeute qui a réalisé la séance ;
• le numéro RCC et le GLN du médecin prescripteur ;
• le diagnostic codé selon la CIM-10.

Ce sont les exigences d'un assureur : nous conseillons de vérifier celles des autres caisses de vos patients. La CSS accepte les factures électroniques au standard XML en vigueur. Toujours selon la CSS, une prescription couvre au maximum 15 séances (ou 10 en intervention de crise ou thérapie brève, dans les cas prévus), et si la psychothérapie se poursuit au-delà de 30 séances, une demande d'évaluation du cas est adressée à son service du médecin-conseil. Pour l'assurance complémentaire, la facture va au patient (tiers garant), et la CSS indique qu'un numéro RCC est nécessaire pour la psychothérapie LCA depuis le 1er mars 2025.

Fonctions attendues du logiciel de facturation : tarif cantonal à jour, compteur de séances par prescription avec alerte, export XML, suivi des rejets. Fonction attendue de l'outil clinique : le rapport au médecin-conseil, rédigé à partir du dossier. Voyez notre article sur le rapport à l’assureur.

Qui fait quoi : répartir les tâches entre vos outils

• Agenda et rappels : outil d'agenda ou logiciel de cabinet. Aucune note clinique.
• Facturation AOS, LCA, privée, XML : logiciel de facturation suisse.
• Notes de séance, dossier, suivi : outil clinique.
• Rapports à l'assureur, courriers au médecin, attestations : outil clinique.

Deux exemples d'outils suisses qui visent les psychologues. Selon son site, Le Cabinet est conçu pour les psychologues-psychothérapeutes en Suisse et propose la facturation avec PsyTarif, l'envoi des factures aux assureurs par MediData, les factures QR, un agenda et un stockage des données exclusivement en Suisse, pour 49 CHF TTC par mois. Selon son site, ePsyo propose un agenda, la facturation électronique avec gestion des rejets, les factures QR, un dossier patient et des fonctions d'IA (transcription, résumés), avec un hébergement en Suisse, pour 39 CHF HT par mois ; la liste de ses sous-traitants n'est pas indiquée sur sa page produit. Pour un tour plus large, voyez notre guide du logiciel pour psychologue.

Exemple fictif : l'équipement de Léa, psychologue-psychothérapeute à Lausanne

Léa (prénom fictif) exerce seule, reçoit surtout des adultes, facture la majorité de ses séances à l'AOS sur prescription.

• Agenda : rendez-vous intitulés par initiales, rappels SMS sans motif. Sa collègue qui l'aide deux matinées par semaine a reçu une instruction écrite sur le secret.
• Facturation : logiciel suisse au tarif provisoire vaudois, envoi XML, compteur de séances. Il l'avertit à la 13e séance de Marc (fictif), pour qu'elle demande la suite de prescription à temps.
• Outil clinique : contrat de sous-traitance signé, liste des sous-traitants lue, export d'un dossier test ouvert sans l'outil.
• Ce qu'elle a au dossier de Marc : la prescription et les coordonnées du médecin, l'anamnèse, les objectifs convenus, une note par séance, l'évolution, et le rapport au médecin-conseil préparé avant la 30e séance.
• Conservation : dix ans au moins après la dernière consultation, export annuel classé.

Les 10 questions à poser à l'éditeur

• Dans quel pays sont stockées et traitées les données, pour chaque sous-traitant ?
• Me faites-vous signer un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 9 LPD ?
• Quelle est la liste de vos sous-traitants, et comment suis-je prévenue d'un changement ?
• Puis-je créer un compte secrétariat sans accès aux notes ?
• Comment exporter le dossier complet d'un patient, et dans quel format ?
• Que deviennent mes données si j'arrête l'abonnement, et pendant combien de temps ?
• En cas de violation, sous quel délai et par quel canal suis-je prévenue ?
• Si l'outil utilise l'IA : où le traitement a-t-il lieu, le son est-il conservé, les données servent-elles à entraîner un modèle ?
• Pour la facturation : quel tarif cantonal suivez-vous, et comment gérerez-vous la structure prévue au 1er janvier 2027 ?
• Quel est le prix total, SMS, envoi des factures et options compris ?

Liste de vérification avant de signer

• Contrat de sous-traitance signé et classé.
• Pays de stockage écrit pour chaque sous-traitant.
• Double authentification activée sur tous les comptes.
• Comptes séparés, sans accès aux notes pour l'agenda.
• Instruction écrite sur le secret remise à chaque auxiliaire.
• Export d'un dossier test ouvert et lisible sans le logiciel.
• Durée de conservation de votre canton notée, et plan pour la tenir après la fin d'un abonnement.
• Information des patients mise à jour (outils utilisés, lieu des données).

Erreurs fréquentes

• Écrire le motif dans l'agenda. L'agenda est souvent partagé et synchronisé avec un téléphone : il ne doit contenir que l'heure et l'identité.
• Croire que l'hébergement suisse règle tout. Il ne remplace ni le contrat de sous-traitance, ni le contrôle des accès, ni l'export.
• Confondre TARDOC et tarif de la psychothérapie psychologique. Si un éditeur vous parle de TARDOC pour vos séances, demandez-lui précisément quel tarif il applique.

Pourquoi Delta est fait pour ce cas

Delta est l'outil clinique de cette répartition : ni agenda, ni facturation, ni facture XML. C'est l'assistant clinique qui garde la mémoire de chaque patient. Il transcrit ce qui se dit en séance ou reprend votre dictée après la séance, produit le compte rendu (résumé court, résumé détaillé, sujets pour la prochaine séance) selon votre approche, et met à jour le dossier, avec la synthèse du suivi et les objectifs. Il rédige aussi rapports, courriers et attestations dans votre vocabulaire, à partir de vos bilans existants ; nos modèles de documents cliniques montrent le type d'écrits concernés.

Côté protection : les données restent en Europe, en France, sur une infrastructure certifiée pour les données de santé ; le nom et les informations identifiantes sont pseudonymisés avant l'IA ; aucun fichier audio n'est conservé ; les données ne servent jamais à entraîner un modèle et sont chiffrées en transit et au repos. Pour la question du prestataire d'IA face au secret, voyez notre article IA et secret professionnel en Belgique et en Suisse. Delta propose une formule gratuite (10 séances par mois) et une formule Pro à 35 € TTC par mois, ou 29 € par mois en annuel, avec un essai de 14 jours sans carte bancaire.

Sources

• Loi fédérale sur la protection des données (LPD), RS 235.1, fedlex (art. 5, 6, 8, 9, 16, 24, 25)
• Code pénal suisse, RS 311.0, art. 321, fedlex
• Canton de Vaud, Accès au dossier (art. 24 et 87 LSP)
• CSS, Psychothérapie pratiquée par des psychologues (informations aux fournisseurs de prestations)
• FSP, La structure tarifaire pour la psychothérapie psychologique soumise à approbation, 18 décembre 2025