Tenue de dossiers du psychologue au Québec : ce que l'Ordre exige

La tenue de dossiers du psychologue au Québec est l'obligation, pour chaque membre de l'Ordre des psychologues du Québec (OPQ), de tenir un dossier pour chacun de ses clients, de le mettre à jour, de le conserver et d'en protéger la confidentialité. Le texte de base est le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues (RLRQ, chapitre C-26, r. 221). Il est toujours en vigueur : LégisQuébec le donne à jour au 1er juillet 2026. Une décision de l'Ordre de 2025 en a modifié deux articles.

Voici ce qu'il exige, article par article, avec l'accès du client, la cessation d'exercice et ce que la Loi 25 change si vous utilisez un outil de prise de notes par IA hébergé hors du Québec.

Quels textes s'appliquent en 2026

Trois textes encadrent le dossier, tous lus sur LégisQuébec dans leur version à jour au 1er juillet 2026 :

• le règlement C-26, r. 221, adopté en 1992 (décret 448-92) et non remplacé ; la décision OPQ 2025-918 en a modifié les articles 13 et 21 ;
• le Code de déontologie des psychologues (C-26, r. 212), pour l'accès du client (articles 20 et 21) ;
• le Règlement sur les dossiers d'un psychologue cessant d'exercer sa profession (C-26, r. 216).

Si vous exercez dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux, le dossier du bénéficiaire tient lieu de votre dossier, si vous pouvez y inscrire les renseignements de l'article 3 et que sa confidentialité est assurée. Les articles 8 à 10 ne s'appliquent alors pas à vous (article 12). Vous signez ou paraphez chaque inscription. Dans une autre organisation, vous pouvez verser vos renseignements dans ses dossiers si leur confidentialité est assurée, et vous signez ou paraphez ce que vous y inscrivez (article 13).

Ce que le dossier doit contenir (article 3)

• la date d'ouverture du dossier ;
• l'identité du client : nom à la naissance, sexe, date de naissance, adresse, téléphone (ou, pour une entreprise, ses coordonnées et celles de son représentant) ;
• une description sommaire des motifs de la consultation ;
• une description sommaire des services rendus et leur date ;
• les conclusions de l'examen psychologique ou la description du programme d'intervention, et les recommandations ;
• les notations sur l'évolution du client à la suite des services ;
• tout document relatif à la transmission de renseignements à des tiers, dont l'autorisation signée du client ;
• une copie de tout contrat de service ou la description de toute entente particulière ;
• la signature du psychologue qui a inscrit ces renseignements.

Pour un groupe, l'article 4 permet un seul dossier pour l'intervention. L'article 5 demande d'éviter de verser au dossier toute donnée brute non traitée, ou toute information non vérifiée qui pourrait nuire au client.

Les notes d'évolution

Le règlement ne fixe pas la forme des notes. Le Guide explicatif concernant la tenue de dossier de l'OPQ (septembre 2008) donne des repères. Chaque inscription est datée et signée, avec le nom et le titre. Le client est identifiable sur chaque page. Les notes sont rédigées au moment des faits, dans un seul dossier par client. Le guide range les verbatims parmi les données brutes, et précise qu'une donnée brute accompagnée de son interprétation n'en est plus une.

Modèle de note d'évolution à copier

Une proposition de Delta, construite à partir de l'article 3 et du guide :

• Client : [nom ou numéro de dossier]
• Date et service rendu : [date], [évaluation, psychothérapie…]
• Sujets abordés et interventions : [quelques phrases]
• Évolution au regard du plan d'intervention : [progrès, difficultés]
• Interprétation professionnelle : [votre lecture clinique]
• Suite prévue : [prochaine séance, transmission autorisée]
• Signature : [prénom, nom, psychologue]

D'autres trames sont réunies dans notre article sur les notes de séance.

Durée de conservation : au moins 5 ans

Le psychologue conserve chaque dossier au moins 5 ans à compter du dernier service professionnel (article 8). Le guide de l'OPQ rappelle que c'est un minimum. Ensuite, l'article 9 permet de détruire le dossier de façon à protéger la confidentialité. Pour un dossier numérique, nous conseillons de supprimer aussi les copies et sauvegardes, et de noter la date de destruction.

Sécurité et confidentialité

Les dossiers sont gardés dans un meuble auquel le public n'a pas librement accès, « fermé à clef ou autrement » (article 7). L'informatique est permise si la confidentialité est assurée (article 2). Pour un dossier numérique, nous conseillons l'équivalent du meuble fermé : mot de passe fort, double authentification, données chiffrées, sauvegardes. La Loi sur le privé demande aussi des mesures de sécurité raisonnables selon la sensibilité des renseignements (article 10).

Accès du client et transmission à un tiers

Sur demande écrite, le psychologue donne accès au dossier ou copie avec diligence, au plus tard dans les 30 jours (article 20 du Code de déontologie). Les frais restent raisonnables, limités au coût de reproduction et de transmission. Le psychologue peut refuser momentanément l'accès à un renseignement si sa divulgation causerait un préjudice grave pour la santé du client. Il en donne alors les motifs, les inscrit au dossier et informe le client de ses recours. L'article 21 permet au client de faire corriger des renseignements inexacts ou d'ajouter ses commentaires.

Quand des renseignements sont transmis à un tiers, le psychologue attend 15 jours après la signature de l'autorisation. Le client peut révoquer son consentement pendant ce délai, ou y renoncer en cas d'urgence. Une note signée et datée par le client est versée au dossier (article 10 du règlement).

Les règles françaises diffèrent : voyez notre article sur l'accès au dossier en France.

Cessation d'exercice

Si vous cessez définitivement d'exercer, vous avisez le secrétaire de l'Ordre par poste recommandée au plus tard 15 jours avant la date prévue (article 2.01 du règlement C-26, r. 216). Soit un collègue cessionnaire reprend vos dossiers, par une convention écrite envoyée au secrétaire (article 1.05). Soit vous remettez vos dossiers au secrétaire. Dans les 30 jours, le cessionnaire ou le secrétaire avise vos clients par écrit et publie deux fois, à 10 jours d'intervalle, un avis dans un quotidien de langue française (article 2.04).

Pour un arrêt temporaire, la même règle vaut avec un gardien provisoire (article 3.01). L'OPQ propose un formulaire de convention de cession ou de garde provisoire.

Outil de prise de notes par IA : ce que la Loi 25 change

La Loi 25 a modifié la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, qui vise toute personne qui exploite une entreprise. Selon nous, un cabinet privé entre en principe dans ce cadre ; en cas de doute, demandez l'avis d'un juriste.

• Article 3.3. L'acquisition d'un système d'information qui traite des renseignements personnels demande une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), proportionnée à leur sensibilité.
• Article 17. Avant de communiquer un renseignement personnel hors du Québec, une EFVP tient compte de la sensibilité, de la finalité, des mesures de protection et du régime juridique du pays. La communication se fait si la protection est adéquate, avec une entente écrite. La règle vaut aussi quand un prestataire hors Québec conserve les renseignements pour votre compte.
• Article 18.3. Le contrat avec un prestataire est écrit et précise les mesures de confidentialité.

Un outil hébergé en France relève donc de l'article 17, et l'EFVP vous revient. La Commission d'accès à l'information publie un guide pour réaliser une EFVP (avril 2024). Il rappelle que sans protection adéquate, il faut renoncer à la communication.

Côté déontologie, l'article 15, 5° du Code exige une autorisation écrite préalable du client pour toute captation audio ou vidéo. Les textes lus ne disent pas si une transcription en direct, sans fichier audio conservé, entre dans ce cas. Par prudence, nous conseillons de demander cette autorisation écrite et d'interroger l'Ordre. Nous conseillons aussi de verser au dossier la note relue et interprétée plutôt qu'une transcription brute (article 5). Voyez aussi notre article sur le secret professionnel et l'IA.

Ce que Delta fournit, et ce qui reste à votre charge

Delta est l'assistant clinique des professionnels de santé mentale. Pendant la séance, il transcrit ce qui se dit ; ou après la séance, vous dictez vos observations. Delta génère le compte rendu (résumé court, résumé détaillé, sujets pour la prochaine séance) et met à jour le dossier du patient, avec la synthèse du suivi et les objectifs. Cela aide à tenir des notes d'évolution datées et régulières. Delta rédige aussi courriers, attestations et bilans ; voyez nos modèles de documents cliniques.

Les données sont hébergées en France chez un hébergeur certifié HDS, et le traitement IA se fait en France. Le nom du patient et les informations identifiantes sont pseudonymisés avant l'IA. Aucun fichier audio n'est conservé. Les données ne servent jamais à entraîner un modèle (voir données d'entraînement et IA) et sont chiffrées en transit et au repos. Le détail est sur notre page sécurité.

Ces éléments nourrissent votre EFVP, ils ne la remplacent pas. L'évaluation de l'article 17, l'entente écrite, le contenu du dossier et sa conservation restent sous votre responsabilité.

Sources

• Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues, RLRQ c. C-26, r. 221, LégisQuébec, à jour au 1er juillet 2026.
• Code de déontologie des psychologues, RLRQ c. C-26, r. 212, LégisQuébec, à jour au 1er juillet 2026.
• Règlement sur les dossiers d'un psychologue cessant d'exercer sa profession, RLRQ c. C-26, r. 216, LégisQuébec, à jour au 1er juillet 2026.
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, LégisQuébec, à jour au 15 octobre 2026.
• Commission d'accès à l'information, guide pour réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, version 3.1, avril 2024.