Logiciel pour cabinet de psychologues (cabinet de groupe) : dossiers, accès et secret, comment choisir

Un logiciel pour cabinet de groupe de psychologues est l'outil dans lequel plusieurs psychologues qui partagent des locaux, un secrétariat ou des frais tiennent leurs dossiers patients, avec des règles d'accès qui protègent le secret professionnel de chacun. Partager un cabinet ne veut pas dire partager les dossiers.

Cabinet de groupe : qui est responsable des données ?

Le texte de la CNIL le plus proche de votre situation est son référentiel pour les cabinets médicaux et paramédicaux (juillet 2020). Selon sa page de présentation, il vise les libéraux exerçant « en cabinet individuel ou groupé, ou encore au sein de maisons de santé ». Il ne cite pas les psychologues ni les rôles dans un groupe, mais reste un bon repère.

Le responsable de traitement décide pourquoi et comment les données sont traitées. Quand plusieurs personnes décident ensemble, l'article 26 du RGPD en fait « les responsables conjoints du traitement », qui définissent leurs obligations respectives « par voie d'accord entre eux ». Notre lecture selon la forme d'exercice :

• Associés en SCM (société civile de moyens) : chaque psychologue reste responsable des dossiers de ses patients. Pour l'outil commun que la SCM choisit et paie (agenda, secrétariat), la situation ressemble à une responsabilité conjointe : écrivez qui décide de quoi.
• Collaboration libérale : le collaborateur, qui a sa propre patientèle, est responsable de ses dossiers, même dans l'outil du titulaire.
• Sous-location d'un bureau : deux activités indépendantes, donc chacun son logiciel ou des espaces totalement séparés.

Un seuil à connaître : selon le référentiel, une analyse d'impact (AIPD) et un délégué à la protection des données « devraient être nécessaires » pour les professionnels qui, exerçant en cabinet groupé, « partagent un système d'information commun », à partir de 10 000 patients par an. Pour le reste, voir notre article sur le RGPD du praticien libéral.

Secret professionnel : même cabinet ne veut pas dire même équipe de soins

Le I de l'article L1110-4 du Code de la santé publique pose le principe : « ce secret couvre l'ensemble des informations concernant la personne », et « il s'impose à tous les professionnels intervenant dans le système de santé ». Le III permet aux membres d'une même équipe de soins de partager les informations strictement nécessaires à la coordination ou à la continuité des soins, alors « réputées confiées par la personne à l'ensemble de l'équipe ». Hors de l'équipe de soins, le partage demande le consentement préalable de la personne.

Le 1° de l'article L1110-12 vise notamment les professionnels qui exercent « dans le cadre d'une structure de coopération, d'exercice partagé ou de coordination sanitaire ou médico-sociale figurant sur une liste fixée par décret ». Cette liste, fixée par le décret n° 2016-996 du 20 juillet 2016 (article D1110-3-4), cite notamment les maisons et centres de santé, et les personnes morales associant des professionnels de santé libéraux lorsqu'elles ont pour objet la prise en charge médicale coordonnée des personnes. Un cabinet de groupe, ou une SCM qui ne met en commun que des murs et un secrétariat, n'y apparaît pas en tant que tel. C'est notre lecture, pas une règle écrite : aucun texte ne dit qu'un cabinet de groupe n'est jamais une équipe de soins, et un cabinet organisé pour une prise en charge coordonnée peut être dans une autre situation. Par prudence, nous conseillons de partir du principe que partager un cabinet ne vous autorise pas à lire les dossiers de vos collègues, ni eux les vôtres.

Le code de déontologie des psychologues (version 2021) va dans le même sens. Article 7 : « Le secret professionnel couvre tout ce dont la·le psychologue a connaissance dans l'exercice de sa profession ». Article 8 : le psychologue « partage uniquement les informations strictement nécessaires à la finalité professionnelle ». Pour les échanges avec un médecin, voir notre article sur le secret partagé et l'équipe de soins.

Pour l'intervision entre associés, nous conseillons de présenter les situations sans éléments identifiants : aucun accès aux dossiers n'est nécessaire.

Qui peut voir quel dossier : la grille

Le référentiel de la CNIL recommande d'« attribuer un profil d'habilitation adapté à chaque utilisateur », en distinguant données administratives et données médicales, et de « supprimer les permissions d'accès obsolètes ». Selon lui, le secrétariat n'accède qu'aux informations nécessaires à ses missions, en particulier les rendez-vous. La grille que nous conseillons :

• Le psychologue qui suit le patient : tout le dossier. L'article 18 du code précise que « seul la·le psychologue auteur·e de ces documents est habilité·e à les signer, les modifier, ou les annuler ».
• Un associé ou un collègue du cabinet : aucun accès au contenu clinique. Il voit au plus l'agenda commun, si le cabinet en a un.
• Le remplaçant : les dossiers des seuls patients qu'il reçoit, pendant le remplacement, avec un compte nominatif fermé à la fin.
• Le secrétariat : identité, coordonnées, rendez-vous, règlements. Ni notes, ni motif de consultation, ni comptes rendus.
• L'éditeur et l'hébergeur : un accès technique encadré par le contrat. L'hébergeur est lui-même tenu au secret professionnel (article L1111-8, V).

Un compte par personne, jamais de mot de passe partagé. Le guide CNIL et Ordre des médecins de 2018 l'écrit sans détour : « En aucun cas, vous ne pouvez communiquer vos codes secrets à votre personnel. »

Journal des accès, hébergement HDS et contrat avec l'éditeur

Le journal des accès

Le journal indique qui a ouvert quel dossier, et quand. Il permet de répondre au patient qui demande si un collègue a ouvert son dossier. Le référentiel de la CNIL attend des éditeurs de logiciels qu'ils prévoient « un système de journalisation », et demande au cabinet d'en informer ses utilisateurs. Il ne fixe pas de durée de conservation ; le modèle de registre du guide CNIL et Ordre des médecins de 2018 donne en exemple une « journalisation des accès des utilisateurs sur 6 mois ».

L'hébergement HDS

Si le logiciel garde vos dossiers sur ses serveurs, l'article L1111-8 impose un hébergeur titulaire d'un certificat de conformité, la certification HDS. À la fin de la prestation, l'hébergeur restitue les données sans en garder de copie. Voir notre article sur l'hébergement HDS.

Le contrat de sous-traitance

L'éditeur est votre sous-traitant. L'article 28 du RGPD exige un contrat prévoyant notamment que l'éditeur ne traite les données « que sur instruction documentée du responsable du traitement », qu'il encadre ses propres sous-traitants, qu'il « supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie » en fin de contrat, et qu'il permet des audits. Vérifiez que le signataire (la SCM, chaque psychologue, ou les deux) est bien le responsable de traitement désigné.

Si vous mettez en commun l'informatique, le référentiel recommande aussi de « rédiger une charte informatique et lui donner force contraignante ».

Le départ d'un associé

Selon l'article 19 du code de déontologie, le psychologue qui cesse son activité « s'efforce d'assurer la continuité de son action », et les documents liés à son activité « peuvent être transmis ou détruits » dans des conditions qui protègent la confidentialité.

La Commission nationale consultative de déontologie des psychologues (CNCDP) a traité un cas réel dans son avis n° 19-10 du 27 juillet 2019, rendu sous l'ancien code (1996, révisé en 2012). Une psychologue sous contrat d'assistante libérale quittait le cabinet d'une consœur titulaire ; son contrat prévoyait que les documents relatifs à la patientèle restaient la propriété de la titulaire. La commission a estimé que les notes personnelles de la psychologue ne pouvaient pas être assimilées à ces documents, et qu'elle pouvait rédiger des comptes rendus pour les seuls patients souhaitant poursuivre au cabinet, après les avoir informés.

La procédure que nous conseillons :

• Demander à chaque patient s'il poursuit avec le psychologue qui part, avec un collègue du cabinet ou ailleurs.
• Pour chaque patient qui reste au cabinet, transmettre au collègue, avec l'accord du patient, un compte rendu de transmission plutôt que les notes brutes.
• Exporter ses dossiers dans un format lisible, puis fermer son compte le jour du départ.
• Décider qui conserve les dossiers des patients qui ne poursuivent avec personne, et pour combien de temps (voir notre article sur la durée de conservation du dossier patient).
• Écrire ces règles dès la création du cabinet (statuts de la SCM, contrat de collaboration).

Grille de choix et questions à poser à l'éditeur

Cette grille complète nos critères généraux pour choisir un logiciel de psychologue et ne garde que ce qui change quand vous êtes plusieurs.

• Comptes nominatifs : un compte au nom de chaque personne, secrétaire et remplaçant compris ?
• Cloisonnement par praticien : chaque psychologue ne voit-il que ses patients par défaut ?
• Profil secrétariat : un profil sans accès aux notes ni aux comptes rendus ?
• Remplaçant : un accès limité dans le temps et à certains patients ?
• Journal des accès : le cabinet peut-il le consulter, et combien de temps est-il conservé ?
• Hébergement : qui est l'hébergeur, est-il certifié HDS, et où sont les données ?
• Contrat : fournissez-vous un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28, et qui doit le signer chez nous ?
• Export et fin de contrat : peut-on exporter les dossiers d'un seul praticien, et que deviennent les données à la fin ?
• IA : où les données sont-elles traitées, sont-elles pseudonymisées, servent-elles à entraîner un modèle ?
• Prix : quel tarif par praticien, et à partir de combien de praticiens une remise s'applique-t-elle ? (voir notre article sur le prix d'un logiciel de psychologue)

Exemple fictif : un cabinet de 4 psychologues

Le cabinet des Tilleuls (fictif) réunit quatre psychologues. Claire et Julien sont associés dans une SCM qui loue les locaux et emploie Sophie, secrétaire à mi-temps. Inès est collaboratrice libérale de Claire. Marc sous-loue un bureau deux jours par semaine.

• Responsabilité : chacun des quatre est responsable de traitement pour les dossiers de ses patients. Claire et Julien signent un accord écrit (article 26) pour l'agenda commun et le secrétariat de la SCM.
• Outils : un agenda commun tenu par Sophie. Pour les dossiers, Claire, Julien et Inès ont chacun leur compte et ne voient que leurs patients. Marc garde son propre logiciel.
• Secrétariat : Sophie voit les noms, coordonnées, rendez-vous et règlements. Elle ne voit ni notes ni motifs de consultation.
• Remplacement : quand Julien s'absente trois semaines, sa remplaçante reçoit un compte à son nom, limité aux patients de Julien qu'elle reçoit, fermé à son retour.
• Journal : Claire, gérante de la SCM, relit le journal des accès une fois par trimestre.
• Départ : le contrat d'Inès prévoit qu'à son départ, elle informe ses patients, exporte ses dossiers et que son compte est fermé le jour même.
• Documents : une charte informatique signée par tous, et un contrat de sous-traitance avec chaque éditeur.

Erreurs fréquentes

• Un seul compte « cabinet » partagé par tous.
• Laisser les associés voir tous les dossiers « pour dépanner ».
• Donner à la secrétaire l'accès aux notes pour qu'elle classe les courriers.
• Garder des dossiers dans un stockage en ligne grand public non certifié HDS.
• Signer le contrat de l'éditeur au nom de la SCM sans avoir décidé qui est responsable de traitement.

Pourquoi Delta convient à un cabinet de groupe

Delta est l'assistant clinique des professionnels de santé mentale. Chaque psychologue du cabinet y obtient ses comptes rendus de séance et le dossier de ses patients à jour, avec la synthèse du suivi et les objectifs. Les données sont hébergées en France chez un hébergeur certifié HDS, les informations identifiantes sont pseudonymisées avant l'IA, aucun fichier audio n'est conservé et les données ne servent jamais à entraîner un modèle. Delta ne fait ni agenda ni facturation : il se place à côté de l'outil commun du cabinet. Pour les cabinets à partir de 5 praticiens, les tarifs sont dégressifs sur devis. Pour en savoir plus : qu'est-ce que Delta et nos modèles de documents cliniques.

En Belgique et en Suisse, les articles du Code de la santé publique cités ici ne s'appliquent pas : vérifiez les règles de votre pays auprès de l'autorité de protection des données (APD en Belgique, PFPDT en Suisse). Avec Delta, les données restent en Europe, en France, sur une infrastructure certifiée pour les données de santé.

Sources

• Code de la santé publique, sur Légifrance (consultés le 6 novembre 2026) : article L1110-4, article L1110-12, article L1111-8.
• CNIL, référentiel cabinets médicaux et paramédicaux (juillet 2020) et guide CNIL et Ordre des médecins (juin 2018).
• RGPD, articles 26 et 28, sur le site de la CNIL.
• Code de déontologie des psychologues (2021).
• CNCDP, avis n° 19-10 du 27 juillet 2019, publié par la FFPP.